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入行2年的职场新手带您体会CTA的日常修炼

2017-09-01

编者按:有这么一群人,她们是一个庞大的女子团体,既被要求有女性的细致,也被要求有男性的力量。而这群人,就是CTA。她们,经常对着很多的Excel表整理文档头晕眼花;她们,经常打印、扫描文档将打印机当作专宠;她们,经常站着归档文件好几个小时;她们,经常充当快递小妹打包物资满头大汗;她们,经常将满满的文件夹搬来搬去粗壮了手臂;她们,也经常拨打接听电话俨然是忙碌的客服。

介绍

CTA,也许在同行很多人眼里是一个轻松的职位,朝九晚五、不用出差、每天似乎只要坐着整理文件,但其实,要做好一份工作,没有一个岗位是轻松的。对CTA工作状态最形象的描述大概就是:不是文件已到,就是文件在来的路上。在临床试验行业内,CTA作为幕后的角色通常渺小到被人遗忘,大家提及的多是研究者、CRA、CRC等更接近受试者、接近临床的人员。

CTA(Clinical Trial Assistant)全称临床试验助理。从职位说明书来看,工作包括两大部分:1)协助临床试验文档管理和文件归档;2)汇报项目文档进展。工作内容看似简单,却有很多琐碎的日常工作,就如邮寄物资,尤其是那些非印刷资料物资,很多根本没有合适的箱子去包装,CTA们都曾不知拆过多少个箱子,用掉过多少的胶带,自己组装成恰当的形状去打包。我想每个CTA在某一时刻都会觉得自己是名副其实的打包小妹。CTA的工作,不单单只是机械的文档整理,还涉及到很多事情的联系、沟通和处理。

▲曾休假20多天,收到的其中一个项目的纸质文档,还不包括邮件

对所有的CTA来说,都有两大“最怕”:1、最怕自己休假。休假回来意味着邮箱爆满、文件堆成山,很多时候休假也会时不时点开邮箱看一眼,生怕有什么紧急事情;2、最怕CRA的豪迈裸辞。作为CTA,当听到有CRA离职的消息,永远是精神高度紧张,格外关注CRA的Deadline,怕遗留的文件收不回来,怕自己漏了什么缺失未挂最后留自己无奈背锅。

日常修炼的开始

当初进入CRO公司泰格医药,从开始对行业没有任何了解的零基础,到如今逐渐增长对临床试验项目文档管理的经验和能力;从开始羡慕同事可以不看List就可以清楚知道哪份文件对应放在哪个Part,到现在我也可以熟能生巧地让List在脑海中放映。将近两年的时间,从懵懂到成熟,从生疏到熟练,从害怕到从容,我能在这里快速成长,必然也离不开一个团结友爱、积极向上的团队,以及领导的悉心指导和同事的无私帮助。

刚进公司的几个月中,体会最深的不是懂了多少的GCP、SOP,而是学会如何让自己更快地适应这个工作环境和工作节奏。现在每当看到新入职CTA刚接手项目时的状态,就像看到了当年的自己。确实,开始总要经历一段一无所知、无从下手的困惑期,当项目瞬间被压在身上,确实会有点力不从心,但是你能做的,也只是扛起压力,快速成长。不要害怕,也不要放弃,相信山重水复疑无路,柳暗花明又一村。

▲CTA打包物资瞬间

这两年间犯过的错,跌过的跤,掉过的坑,现在想来都是成长的无价之宝,是成长过程中的必修课。以下是我分享的CTA的日常及修炼,也许也是大部分CTA正在修炼着的日常。

【修炼一】不怕提问

刚入职时我接手的是2个中心比较多的项目,年份久远,历史问题多,前任CTA还是即将离职的,没几天就寄来19箱文件,简直手足无措。特别感谢领导最初的指点,教我如何制作文件夹和侧标签,如何将扫描件提取、合并,如何编辑邮件,收到的文件按什么流程去整理,以及核对文件时要注意哪些常见问题。当时,只是粗略地过了一遍最基本的日常工作流程,但却给了我工作伊始最重要的启发。

▲每天用的最多的工具除了电脑,就是打孔器、起钉器以及便签了

很多工作不可能一开始就面面俱到,更多的则是之后自己接触了去问去学。起初免不了各种犯错,各种“原来是这样”的恍然大悟。记得当时每天都要厚着脸皮问好多次,每天都会打乱带教同事的工作节奏,有时甚至会嫌弃自己怎么还有那么多不懂,但也就是在这样不断提问、不断积累的过程中,我每天都会多认识几份文件,多知道一些问题的处理方式。如今的我已经工作近两年了,还是会碰到很多不曾遇到的问题,即使知道每个阶段该收哪些文件,但等自己操作时才会真正知道到底是怎么一回事。

在似懂非懂的情况下,只有快速调整自己的心态,主动多学多问,这样对工作能力的提升才是最行之有效的。正所谓,师傅领进门,修行靠个人。

【修炼二】善于学习

与CTA工作接触最紧密的莫过于PM和CRA了。在工作中,我们学习的对象除了团队内部的领导和同事,还可以是项目的PM、有经验的CRA。只要你有心,很多地方都可以有所借鉴,有所收获,并运用到自己的日常工作中。

尤其在一开始,善于学习,也可以说善于模仿,确实很有用。我最初接手的是结束阶段的项目,很多文件都已归档在文件夹内,这是个很好的学习机会,抽时间去翻阅、去熟悉,对于后期整理文档可谓磨刀不误砍柴工。而当初对文件的命名和登记,我也总会先去翻阅之前的ETMF,参照之前的Tracker。面对缺失系统上的列缺,我会查阅其他有经验CTA的项目,看看她们对于一些文件是如何列缺的,模仿他们的工作方式对新手来说确实获益匪浅。耳濡目染,自我吸收,即使是新手也能将好的工作方式延续下去。

在一个项目内,从PM身上也可以学到很多经验和教训,他们其实也很慷慨,会对我的工作提出很多建设性的意见,让我可以不断改进,更好地管理项目的文档。另外,仔细查看PM发的项目周报,他们和CRA沟通的邮件,和申办方沟通的邮件,我们也可以学到很多,如言语措辞、经验方法和对事情周全的考虑。

永远保持主动学习的姿态,拥有主动学习的能力,我们才能获得更长远的进步。

▲曾与申办方交接的一个项目的交接文档打包

【修炼三】学会沟通

在CTA这个岗位上,学会沟通十分重要。在这两年间,我也接触到了几十来位的CRA,每个人都有不同的性格和做事方法,相互磨合是必不可少的。高压紧张的工作中难免每个人都会有差错,我们以“高质量的文件”为共同目标,相互理解,相互沟通,相信双方的合作也会更加顺畅。美国心理学家艾伯特·梅拉比安曾提出一个沟通模型:有效沟通技巧应包含三大要素:肢体语言、声调和说话内容,而内容的影响力只有7%,55%是你的表情肢体语言,38%是你的语气语调。在CTA日常工作以电话沟通居多,注意语气语调就显得尤为重要。

另一个沟通使用较为频繁的渠道就是邮件了。除了注意邮件主题有无空白、附件有无遗漏,更需要注意的是邮件内容。内容撰写应尽量使用简短清晰的语句,保持文字的整洁有序,必要时候可以加粗、标黄,适当也可以调节行间距,给接收者一个舒服的视觉体验。如是需要接收者回答的邮件,写的时候尽量把问题清晰明了地展现,避免回答者要找半天问题还经常会有遗漏。当然如果问题较多,也可以尝试用表格的形式直观展现,让人一目了然,可增强沟通的有效性。

【修炼四】保持高效

在公司业务逐渐增多的趋势下,每个CTA手上最少也有三四个项目(而三四个项目中每个项目都会拥有十几二十几家中心),这就特别要求CTA高效工作。

首先,把握事情的轻重缓急。同时接手多个项目时,工作内容必然会穿插出现,这就要求我们分清事务的重要程度,综合考量工作内容,学会取舍、随机应变。

其次,避免同一事件的重复返工。很多时候我们可能对一个问题会反反复复的纠结,经常考虑没得出结论,又去做其他事情,过一会又想到那个问题再循环纠结。不断自己琢磨,也不断在浪费不必要的时间。或许问问别人,问问当事人,问清楚后再执行,会比自己纠结来得高效。

再次,遇到问题及时解决,避免搁置。项目管理中其实最忌讳的就是积压问题,这个项目积压下问题,必然会在其他项目同样操作,今后再整改也许就不是容易的事情了。在处理大量的文件时,有时一天也许处理不完当天产生的文件和邮件,但我们应尽量做到关掉缺失的文件不搁置过久,因为超过三天再归档,我们对文件的印象将会大大降低。

▲这是档案室内归档文件用的移动工作台

最后,寻找到适合自己高效的工作方法。对我来说,一个干净的电脑桌面会让自己思路清晰。其实在项目管理文件夹的设置中,前人已为我们栽好了树,文件夹的设置和Tracker的设计已经比较完善。在处理日常文件、常规工作的同时,我们也可以分类建立文件夹,除了要处理的文件,其他尽量都归置到位,不要把什么都放在桌面上。这样会让自己更有条理,查找文件也会更高效。当然,这也适用于邮件的分类。

另外我认为保持高效还有重要的一点,那就是保持良好的身体状态。我们明显会感觉到每当生病的时候,就算感冒,工作效率也会大打折扣。把握好工作的节奏,爱惜自己的身体,将会达到事半功倍的效果。

【修炼五】细致负责

做个靠谱的人,对工作、对人都要有负责的态度;做个细致的人,对文件的核查要严格把关。细心、耐心、责任心是CTA必备的素养。严格管理CRA递交的文件,并不是要刻意为难CRA,而是为了避免今后的返工。我印象最深的还是当初接手试验了几年的结束阶段的项目,项目之前有不少CRA和CTA都有过交接,最后当我们与申办方交接的时候,发现很多启动阶段文件不完善,最终导致CRA在收尾阶段还要跑中心让研究者修改补充,这是谁都不愿意看到的情况,也是开始就完全可以避免的。

每当黑名单那一周来临的时候,CTA们也像上了战场,提前和将上黑名单的CRA们邮件、电话沟通缺失情况,有时只有自己急,却得不到任何反馈。此时CTA的心情是复杂的,穷追不舍提前确认,也是怕最后关头CRA才又要加备注,怕影响了他们的绩效。但是,不管怎样,这也是CTA工作的一部分,多多跟进,多多沟通,对双方都负责。与其说CTA和CRA是相互制约,倒不如说是互信合作。

结语

随着“722”核查及一系列国家有关临床试验质量监管政策的出台,临床试验注重真实性和合规性,对所有临床试验参与方都提高了要求。而这也意味着对临床试验文档的质量会格外重视,项目经理对CTA文档整理的要求只会更高、更严。

CTA的日常修炼将会一如既往、永无止境,和整个医学团队一起,相互学习、相互合作,不断提高项目管理的文件质量。也许某一天,看到自己项目的新药上市,我们也可以自豪自己曾经参与,哪怕只是作为一名小小的CTA。

【杭州泰格医药科技股份有限公司(股票代码:300347)是一家专注于为新药研发提供临床试验全过程专业服务的合同研究组织(CRO)。我们致力为客户在降低研发风险、节约研发经费的同时,提供高质量的临床试验服务,从而推进产品市场化进程。泰格医药总部位于杭州,下设33家子公司,在中国内地60个主要城市和香港、台湾、韩国、日本、马来西亚、新加坡、印度、澳大利亚、加拿大、美国等地设有全球化服务网点,拥有超过3200多人的国际化专业团队,为全球600多家客户成功开展了920余项临床试验服务。泰格医药更因参与130余种国内创新药临床试验,而被誉为“创新型CRO”。联系方式:www.tigermed.net Email:bd@tigermed.net】


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